Valoriser le savoir

En quelques années, les bibliothèques juridiques se sont numérisées, même si certains professionnels du droit
sont encore très attachés au papier, un support qui d’ailleurs ne pourra jamais complètement disparaître. Knowledge management et gestion électronique des documents relèvent aujourd’hui de l’intelligence économique.
La bibliothèque du cabinet Gide dans ses nouveaux bureaux, rue Laborde à Paris.

En quelques années, les bibliothèques juridiques se sont numérisées, même si certains professionnels du droit sont encore très attachés au papier, un support qui d’ailleurs ne pourra jamais complètement disparaître. Knowledge management et gestion électronique des documents relèvent aujourd’hui de l’intelligence économique.

Dans de nombreux domaines professionnels, y compris celui du droit, l’enjeu de la digitalisation est devenu crucial. Les avocats, notaires et juristes, souvent perçus comme des techniciens exerçant au milieu d’immenses piles de dossiers, de codes et documents papier, ont pourtant entamé le virage de la digitalisation il y a plusieurs années déjà. Les cabinets, les études mais aussi les directions juridiques d’entreprise s’organisent en interne ou font appel à des spécialistes du knowledge management pour gérer leurs dossiers, centraliser leurs données et rendre accessibles leurs documents juridiques. Chaque structure, quels que soient sa taille et son budget, doit pouvoir trouver les outils digitaux qui améliorent sa performance. Sur le marché, les solutions bureautiques digitales sont légion.

Se concentrer sur la valeur ajoutée du métier

Plusieurs experts ont compris que les professionnels du droit avaient besoin de fonctionnalités digitales spécifiques. C’est la raison pour laquelle, il y a trente ans, a été créé Secib, une entreprise qui développe des logiciels pour cabinets d’avocats. La solution Secib néo rencontre d’ailleurs un franc succès : « Il s’agit d’un outil de pilotage pour cabinet d’avocats structuré (de 10 à 500 utilisateurs) et de gestion électronique de documents (GED) utilisant les technologies SaaS, le cloud, les outils pour smartphones, tablettes, le moteur IA et la recherche intelligente de document », explique Jérémy Certoux, son directeur général. Aujourd’hui, près de 3 000 cabinets sont équipés par Secib qui offre des fonctionnalités variées comme un gestionnaire de tâches, un agenda, des outils statistiques, un compteur qui calcule le temps passé à travailler, les frais et débours, une intégration RPVA… Les avocats peuvent donc se concentrer sur ce qui fait la valeur ajoutée de leur métier. Le cloud (ou nuage numérique) permet aussi de gérer un volume important de données. Une source précieuse de documentation et d’informations commune pour les avocats des différents bureaux d’un même cabinet. « Le coût de la solution dépendra du nombre de personnes qui l’utilisent au sein du cabinet. Secib néo est très riche mais il existe aussi des solutions cloud plus légères en fonctionnalités, comme Secib Air », poursuit Jérémy Certoux.

Au sein du groupe Septeo, dont Secib fait partie, des solutions bureautiques digitales sont également proposées aux études notariales et directions juridiques. « Le logiciel GenApi s’adresse aux notaires et Legal Suite aux juristes d’entreprise. Avec l’évolution de l’interprofessionnalité entre les avocats, notaires et juristes, les développeurs de Secib, GenApi et Legal Suite travaillent ensemble à l’élaboration de solutions digitales communes aux trois professions », détaille Jérémy Certoux.

Partager la donnée

Les ouvrages de droit et la documentation juridique font partie des outils incontournables que les avocats, juristes et notaires utilisent quotidiennement dans leur travail. C’est pour cette raison que certaines structures choisissent de se doter de professionnels entièrement dédiés à la recherche documentaire. Ces derniers étant aidés par les éditeurs juridiques qui ont numérisé toute cette mine de données. Stéphane Jacquier par exemple gère la documentation juridique au sein du cabinet Allen & Overy. Également membre de Juriconnexion, une association de documentalistes juridiques, il explique : « J’interviens sur tout ce qui touche à l’intelligence économique du cabinet: j’assure le suivi des dossiers clients, j’effectue des recherches documentaires pour les avocats, veille sur les secteurs d’activité de leurs clients (banques, assurances, jeux vidéo, aérospacial…). » Ce travail est ensuite renforcé par d’autres fonctions supports présentes au sein de chaque équipe du cabinet. « Nous disposons de deux professional support lawyers (PSL) ou knowledge management lawyers (KML). » Ces professionnels sont recrutés par les associés du cabinet qui déterminent si leur présence est réellement nécessaire en fonction de leur salaire et des besoins. Dans les secteurs du droit évolutif, le rôle des KML sera précieux pour la veille réglementaire et européenne et leurs recherches seront ensuite centralisées. Un avantage indéniable pour Stéphane Jacquier qui note par ailleurs que « les systèmes informatiques obligent le partage de données entre les avocats », ce qui augmente la performance.

Les développeurs de Secib, GenApi et Legal Suite travaillent ensemble à l’élaboration de solutions digitales communes aux avocats, notaires et juristes.

Jean-Philippe Collay, directeur général adjoint de la business unit Legal Software division avocats chez l’éditeur Wolters Kluwer, considère les cabinets d’avocats comme des sociétés de services doivent disposer de tous les outils nécessaires pour se concentrer sur ce qui est important dans leurs dossiers. L’expert se consacre plus particulièrement à la gestion électronique de documents (GED) : « Un cabinet a comptabilisé le temps que passait chaque jour une secrétaire à déplacer des dossiers papier. Le résultat est édifiant: une heure et demie! », illustre-t-il. Du temps perdu qui justifie que des outils soient proposés aux professionnels du droit pour gérer leur organisation documentaire. Les pièces d’un dossier, les échanges entre l’avocat et l’huissier, les lettres par courrier, mail, les photos prises par les avocats sur leurs smartphones peuvent ainsi être directement intégrés dans le logiciel et conservés digitalement. LPA-CGR ou encore Fromont Briens ont ainsi adopté la solution proposée par Wolters Kluwer. Un investissement à double effet pour l’expert : « La numérisation des données permet à la fois de les sauvegarder et de les sécuriser. »

La formation, le nerf de la guerre

Indéniablement, l’investissement d’une étude notariale, d’une direction juridique ou d’un cabinet d’avocats dans des solutions digitales dépendra du coût que les structures consacrent à leur matériel et outils informatiques. « Ce budget progresse de plus en plus mais reste évidemment lié à la taille du cabinet: une structure de dix personnes n’aura pas les mêmes besoins que celle en employant 200 », confirme Jérémy ­Certoux chez Secib. Les directions juridiques, elles, souhaitent davantage de digitalisation, mais le budget reste un frein. Une étude menée conjointement par le Cercle Montesquieu, le cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats et Day One s’est intéressée à la digitalisation des directions juridiques. Le bilan ? Elles ne sont pas en retard par rapport à la digitalisation des entreprises en général mais la majorité des répondants à l’enquête souhaitent tout de même davantage de formation à la digitalisation et la mise en place de nouveaux outils pour automatiser et faciliter leurs tâches à moyen terme.

Une idée que partage Jean-Philippe Collay : « Les formations sont le nerf de la guerre de la digitalisation. Une entreprise aura beau se doter d’outils technologiques et de logiciels dernier cri, sa performance ne sera pas améliorée et l’investissement ne sera pas rentable si ses collaborateurs ne savent pas s’en servir. »
Un enjeu que Wolters Kluwer a bien saisi puisque l’éditeur propose des sessions de formation et des conférences pour les professionnels du droit. Au centre de cet enjeu : les gestions du savoir et la quête incessante d’informations.

MarIne Calvo (@marine_clv)

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