P. Queinnec (Jenji) : "La gestion des notes de frais reste une activité très mal comprise"

Créée en 2015, Jenji est une plateforme de gestion des notes de frais qui, grâce à l’intelligence artificielle couplée à une approche financière, facilite leur traitement dématérialisé et leur analyse. Véritable atout dans la boîte à outils des directions financières, elle continue de développer ses performances et ses fonctionnalités. Visite guidée de la plateforme par Pierre Queinnec son CEO et co-fondateur.

Créée en 2015, Jenji est une plateforme de gestion des notes de frais qui, grâce à l’intelligence artificielle couplée à une approche financière, facilite leur traitement dématérialisé et leur analyse. Véritable atout dans la boîte à outils des directions financières, elle continue de développer ses performances et ses fonctionnalités. Visite guidée de la plateforme par Pierre Queinnec son CEO et co-fondateur.

Décideurs. Quelles sont les dernières actualités de Jenji ?

Pierre Queinnec. De nombreuses fonctionnalités pratiques arrivent et améliorent la plateforme. Nous déployons notamment "X-Ray Translate", un outil de traduction automatique de tous les justificatifs. Où qu’il soit dans le monde, un collaborateur pourra transmettre ses notes de frais, qui pourront être comprises et traitées directement par son back-office.

L’actualité est de mise également sur notre produit star d’analyse de données, Jenji Studio. À destination des équipes de contrôle de gestion et d’audit interne, celui-ci permet une analyse des données aussi bien réactive que proactive. Il est important aujourd’hui de proposer des produits capables de vérifier les données à la place des équipes afin que celles-ci se concentrent sur l’aspect décisionnel, plus intéressant pour elles.

Quant à la société elle-même, nous poursuivons notre développement à l’international. Notre première filiale asiatique, qui s’est ouverte à Singapour, nous permet de nous étendre en Asie. Côté européen, nous nous concentrons désormais sur notre développement en Allemagne et en Suisse grâce notamment à nos équipes basées à Zurich.

Vous êtes un des leaders sur le marché des solutions de l'expense management et de la dématérialisation pour les entreprises. Quels outils et fonctionnalités offrez-vous pour optimiser la gestion des notes de frais ?

Nous avons constaté que la gestion des notes de frais reste une activité très mal comprise. Or pour Jenji, la clef du succès pour une direction financière est l’analyse et la compréhension des données. Dès notre création, nous avons tenu à posséder entièrement notre moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) et notre moteur d’extraction d’informations. Pour y parvenir, il n’y avait qu’une solution technique : appliquer des méthodes de deep learning sur les data. Notre stratégie a donc été de proposer un plan gratuit pour nous permettre d’accéder à une grande quantité de tickets afin d’entraîner les moteurs d’extraction. C’était la seule manière d’avoir un déploiement global.

Par ailleurs, des produits de nouvelle génération très spécialisés ont vu le jour, offrant des réponses aux questions que se posent les directions financières sur des postes où elles peuvent gagner facilement de l’argent sans perdre de temps. Un d’entre eux, "Jenji Advisor Cards", permet de traiter tous les flux des cartes affaires, de surveiller les taux de change et les frais fixes sur chaque transaction et de reporter les problématiques. Une analyse réalisée habituellement très ponctuellement, alors que – ce qui est dommage – les sommes en jeu pourraient être re-négociées facilement par les entreprises.

"Pour Jenji, la clef du succès pour une direction financière est l’analyse et la compréhension des données"

Comment facilitez-vous le travail des CFO en matière de remboursement de frais et de récupération de la TVA ?

La première étape est de permettre aux directions financières d’atteindre le plus rapidement possible la dématérialisation totale des justificatifs dans les entreprises. Cela permet ainsi de fluidifier le flux jusqu’au remboursement des frais et la récupération de la TVA. Pour cela, l’offre "Jenji Vault", notre coffre-fort électronique réalisé avec des partenaires d’archivage, permet de se débarrasser du papier. Ce qui est d’ailleurs un point de plus en plus à considérer dans une démarche RSE. Une fois que vous avez mis en place une chaîne fluide en matière de process, toute la partie remboursement peut être automatisée. Certains de nos clients remboursent même au jour le jour.

Par ailleurs, nous avions constaté que la récupération de TVA était trop souvent incomplète, notamment pour des sociétés qui ont beaucoup de notes de frais pour de petits montants. L’effort à fournir est trop important par rapport au gain. Mais une fois les bons outils mis en place, c’est beaucoup plus simple. Le but est d’arriver à ce que les systèmes de gestion des dépenses soient autofinancés par la différence de TVA récupérée. Ainsi, votre dématérialisation devient parfaitement rentable. Le résultat se chiffre en moyenne à hauteur de 2 à 3 % de TVA récupérée supplémentaire, sans parler de celle de temps pour tous les salariés dans le processus.

Quels effets la pandémie a-t-elle eue sur la gestion du cash au sein des entreprises ?

Cette période a eu la vertu de pousser à la dématérialisation, bien sûr, mais aussi au contrôle et à l’analyse des flux financiers avec une unité de temps la plus réduite possible.

Dans notre domaine, celui de la note de frais, il reste une zone d’ombre que nous abordons grâce à nos outils. De nombreux CFO n’ont pas une idée claire, jusqu’à la fin du mois, de leur volume total de frais à rembourser. Ce qui est très différent des factures fournisseurs ou de vente. Les directions financières veulent désormais gérer leur cash de manière plus transparente sur les entrées comme sur les sorties.

En outre, il ne faut pas oublier le moral des équipes et faire encore plus attention à la satisfaction des collaborateurs. Ainsi, tout ce qui mène à simplifier un process existant est souvent bien accueilli.

Quels sont les projets de Jenji ?

Nous misons sur le développement international. Dans notre métier, il y a souvent eu des solutions mono-pays parce que la note de frais est spécifique à chaque pays. Or, notre prisme de développement et de différenciation est d’être global tout en étant capables de s’adapter aux spécificités locales.

Nous allons notamment continuer d’asseoir notre position sur nos marchés stars que sont la France, l’Allemagne, le Luxembourg, la Suisse, la Belgique et depuis peu Singapour, et nous étendre à de nouveaux pays. Pour y parvenir un nouveau tour de financement d’un montant assez significatif est déjà prévu pour la fin de l’année auprès de nos investisseurs historiques comme Eurazeo et probablement d’un nouvel acteur.

Propos recueillis par Béatrice Constans

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