Message d’absence du bureau : modèles et exemples

Les congés approchent. Il est nécessaire de configurer sa boîte mail pour signifier son départ, en français ou en anglais. Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger son message d’absence et le publier sur Outlook et Gmail.

Les congés approchent. Il est nécessaire de configurer sa boîte mail pour signifier son départ, en français ou en anglais. Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger son message d’absence et le publier sur Outlook et Gmail.

Comment écrire un message d’absence sur Gmail ?

Il est très simple de rédiger son message d’absence sur Gmail. Google met d’ailleurs à la disposition de ses utilisateurs un tutoriel permettant de configurer sa messagerie. Il suffit de cliquer sur l’onglet Paramètres situé en haut à gauche de votre écran (il a une forme de roue crantée). Cliquez ensuite sur Paramètres. Rendez-vous dans la partie « Réponse automatique » et cochez l’option « Réponse automatique activée ». Remplissez manuellement le début et la fin de votre absence puis rédigez votre message dans la partie dédiée. Le message s’annulera automatiquement lors de votre retour de vacances.

Comment écrire un message d'absence sur Outlook ?

Tout comme Gmail, Outlook met un mode d’emploi à destination des utilisateurs. La procédure n’est pas la même pour Microsoft Office Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 et Outlook pour Office 365. Mais le tutoriel prend un compte tous les cas de figure. Notons que chez Outlook, seuls les comptes « Exchange » permettent de rédiger un message d’absence. Mais la plupart des entreprises en sont dotées.

Message d'absence en français

Le message d'absence doit être clair et concis. De multiples versions sont envisageables en voici une. Si vous donnez les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence, pensez à prévenir cette dernière.

Bonjour,

Merci pour votre e-mail. En congés jusqu'au (...), je répondrai à votre message dès mon retour. En cas d'urgence, vous pouvez contacter (donner les coordonnées).

Bien à vous,

Message d'absence en anglais

Voici deux exemples de message d'absence dans la langue de Shakespeare. Ils sont particulièrement utiles si vous êtes amenés à travailler avec des clients ou des collègues étrangers. Dans l'objet de votre mail pensez à écrire "out of office"

Thank you for your email

I will be out of the office from (...) to (...) and will have limited access to email. If this is urgent, please, contact (name, mail, phone). Il will do my best to respond promptly to your email.

Thank you for your message

Please note that I wille be out of the office untill August 4th included and will have very limited access to me emails during this period so it may take longer than usual to get back to you.

Best regards,

Message d'absence du bureau drôle

Certains salariés envisagent de rédiger un message d’absence drôle et décalé dans le but de faire rire leurs collègues de bureau. Mais il ne faut pas oublier que ce type de réponse automatique peut également être lu par un supérieur hiérarchique ou un client. Ce type de message engage le salarié, mais aussi l’image de marque de son employeur. Mieux vaut donc rester sobre et éviter le langage familier et les « private jokes ».

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