La gestion de l’absence en période pandémique, un sujet d’avenir…

La période du confinement a mis en exergue toute la complexité de la gestion de l’absence dans les entreprises. Elles vont désormais devoir composer avec un virus qui impactera directement le taux d'absentéisme.

La période du confinement a mis en exergue toute la complexité de la gestion de l’absence dans les entreprises. Elles vont désormais devoir composer avec un virus qui impactera directement le taux d'absentéisme.

Chaque employeur ou service RH le sait, la gestion de l’absence dans les entreprises a toujours existé, et demeurera toujours. Il n’y a pas de remède miracle pour les employeurs, et encore moins pour les salariés. Une analyse de l’absentéisme est nécessaire pour gérer au mieux le staffing RH, et anticiper ces absences « habituelles ». Ça, c’était avant… Avec l’arrivée du Covid-19, qui semble parti pour durer avec des conséquences beaucoup plus graves, ce taux d’absentéisme risque d’exploser de manière durable dans les mois et les années à venir. Par ricochets, la charge de travail pour les gestionnaires aussi…

Le premier confinement, un tsunami pour les services RH

Les équipes RH ont subi un vrai tsunami d’absences pendant ce confinement. Les arrêts de travail n’ont jamais été aussi nombreux, et la gestion RH des « va-etvient » des salariés n’a jamais été aussi intense. Pour certaines entreprises, ce confinement a généré autant d’arrêts de travail que sur une année normale…

Les services RH ont dû faire preuve d’adaptation avec l’apparition des arrêts ordinaires (garde d’enfants(s), salarié à risque), ainsi que le chômage partiel. Ce tsunami a dans un premier temps engendré une communication interne immédiate de la part des RH, les logiciels de paie ont dû s’adapter, des centaines de mails ont alimenté les messageries des gestionnaires… Des mois de mars et avril aux allures de marathon.

Mai et juin ont cédé la place à de nouvelles modalités sur le chômage partiel au titre des arrêts ordinaires, le suivi financier s’est mis en place avec la relance des CPAM, fermées, qui recevaient tout fraîchement les millions d’arrêts de travail de mars/avril par l’intermédiaire des DSN… De quoi entrer dans une phase d’IronMan pour ces mêmes gestionnaires!

« L’agilité et la transformation des RH n’ont jamais été aussi fortes qu’en cette période pandémique »

Imaginez-vous un instant à la place d’une gestionnaire RH : « Paul en arrêt du 1er au 8, puis du 16 au 19 et enfin du 24 ou 27 avec reprise anticipée… Christian en arrêt seulement les lundis pour garde d’enfant en avril, puis les mardis en mai… La CPAM du 92 injoignable depuis deux mois… ». Un parcours du combattant permanent, une gestion exceptionnelle… devenue en quelques semaines habituelle.

Et maintenant, les vaguelettes…

Ce premier confinement fut une expérience intense pour tous, il a fallu s’organiser sans délais, sans anticipation d’un monde cloisonné que l’on pensait impensable, et dont la première des conséquences est la destruction d’une grande partie de notre économie. La France n’a plus les moyens de faire face à un nouveau confinement massif et devra s’adapter aux prochaines vagues, dont l’intensité reste à définir.

Une chose est certaine: ce virus reste actif, très difficilement contrôlable, il réserve probablement encore de bien mauvaises surprises. Les mesures de distanciation, les tests sérologiques, le télétravail… permettent d’atténuer sa portée. Mais, nous le comprenons au fil des jours et des semaines, il y aura de prochaines vagues, comme on le voit déjà dans d’autres pays limitrophes. En conséquence, nous allons devoir nous adapter à ces prochaines vagues, ou espérons-le, vaguelettes. L’État pourrait reconfiner par zone, quartier, ville, département ou région… mais, a priori, pas le pays tout entier.

Ces « re-confinements » engendreront alors des petites vagues d’absence en masse, par zone. Les entreprises seront touchées les unes après les autres, les plus importantes de manière permanente. La rentrée de septembre s’annonce très complexe. Tous les ingrédients seront réunis pour une hausse de l’absentéisme en flèche.

Un taux d’absentéisme en hausse

Les arrêts de travail à partir d’octobre risquent d’exploser. Les arrêts de complaisance ne disparaîtront pas, ils augmenteront en nombre et en durée… Les arrêts ordinaires seront à nouveau proposés par le gouvernement et les salariés à risque devront s’isoler davantage. Toute fièvre de 38° découlera ainsi sur un arrêt de quinze jours… Un arsenal puissant pour assister à une montée en flèche de l’absentéisme, véritable gouffre financier pour les entreprises. Pour faire face à ces flux, les services RH vont alors devoir recruter… Mot presque banni aux ressources humaines par ces temps difficiles!

Existe-t-il d’autres alternatives? Oui: s’ouvrir à de nouvelles organisations, en étant accompagnés par des experts. En d’autres termes, externaliser ses services, et permettre anticipation et maîtrise des coûts.

Les PSE, source de stress… et d’absentéisme

À l’image de la Bourse, les salariés n’aiment pas l’incertitude, et qu’est-ce que plus incertain que l’annonce d’un Plan de sécurisation de l’emploi (PSE) en devenir? Qui sera concerné? Quand, de quelle manière, selon quelles modalités, à quelle échéance?

Cela va agir sur le psychique de chaque salarié, concerné ou non par ce PSE, pendant les nombreux mois qui l’accompagneront, entre l’annonce du plan, jusqu’à sa clôture. L’appartenance, l’implication, la motivation… tout cela sera plus ou moins mis en berne au profit d’une réduction d’effectif brutale et immédiate, nouvelle priorité des RH. L’absentéisme prendra alors une place plus forte pour soulager les esprits. La crainte d’un futur incertain crée un terrain plus fertile aux divers types d’absences. Ce fut le cas avec la crise de 2008 et les nombreux PSE associés. 

Entre vaguelettes et PSE, quel avenir pour ces services RH en souffrance? Quelle organisation proposer au plus vite pour faire face à toutes ces problématiques? L’IronMan de mi-2020 ressemblera davantage à l’Ultra-Trail du Mont-Blanc pour ces entreprises.

Les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)

Rappelons-le, le taux de recouvrement des IJSS atteint difficilement 90 % dans les entreprises, malgré la mise en place de la DSN il y a quelques années.

Au-delà du risque humain et de l’impact sur la charge de travail des gestionnaires RH, l’explosion d’un taux d’absentéisme a des conséquences importantes sur les IJSS. En moyenne, une entreprise de 1000 salariés bénéficie de 400 K€ d’IJSS par an en année normale. En 2020, les prévisions annoncent une moyenne d’environ 700 K€, et en 2021, à ce rythme, 600 K€, soit une augmentation de 50% du volume habituel. L’objectif pour chaque entreprise sera de recouvrer 100% de ces sommes. Seront-elles suffisamment organisées ou staffées pour y parvenir?

Services externalisés

Pour pallier tous ces risques (volume et financier), l’entreprise peut s’organiser de deux manières pour gérer l’absence: créer un Centre de service partagé (CSP) interne ou faire appel à un CSP externe. La création d’un CSP interne est souvent longue et fastidieuse (définir une stratégie, ouvrir un centre dédié, développer des logiciels, créer des procédures…). Opérations longues et complexes en opposition à un besoin court et efficace.

Un CSP externe (services externalisés) permet d’acquérir un vrai savoir-faire de manière immédiate, d’accéder à des logiciels dédiés et à des équipes rodées à la gestion de l’absence. Ce type de service permet également de viser 100 % de taux de recouvrement tous les ans, ce qui dégage un vrai retour sur investissement sur ce type de mission.

Julien Vernay, directeur conseil de Leyton 

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