La gestion d’un cabinet, se recentrer sur l’essentiel

Initialement destinés aux entreprises, les outils de productivité (management practice) séduisent de plus en plus d’avocats. La gestion externe de tâches administratives, comme la facturation ou la tenue d’un agenda partagé, s'est adaptée à ces professionnels qui se consacrent dès lors à leur cœur de métier.

© Andrey_Popov

Le but du practice management : externaliser tout ce qui n’est pas de la production intellectuelle juridique.

Initialement destinés aux entreprises, les outils de productivité (management practice) séduisent de plus en plus d’avocats. La gestion externe de tâches administratives, comme la facturation ou la tenue d’un agenda partagé, s'est adaptée à ces professionnels qui se consacrent dès lors à leur cœur de métier.

Les avocats gagnent à optimiser leur temps de travail en augmentant leur nombre d’heures facturables. Certaines start-up y contribuent de manière très pratique. Leurs solutions sont spécialement conçues pour les cabinets : gestion du secrétariat juridique, tâches administratives et comptables, centralisation des appels, standardisation d’actes et de courriers… Leur but : externaliser tout ce qui n’est pas de la pure production intellectuelle juridique.

Externaliser son secrétariat

Secib (acteur majeur depuis plus de vingt ans) est exactement sur ce segment : il accompagne les cabinets dans la révolution technologique en optimisant leur temps de travail. Son directeur de la prospective Dan Kohn détaille les fonctionnalités de sa solution : « Grâce à notre logiciel, nous gérons le secrétariat du cabinet. De cette façon, les tâches chronophages vont être totalement externalisées. Même le paiement en ligne se démocratise ! » Mais Secib ne se contente pas de gérer les missions « standardisables » : la legaltech facilite aussi le fonctionnement interne du cabinet en proposant des aides de rédaction d’actes, comme les conclusions, grâce à des modèles pré-rédigés. Par l’intermédiaire de son outil « dictée », la rédaction se fait par reconnaissance vocale. En outre, « l’aspect procédural des dossiers clients est géré par Secib, explique le haut cadre. Pour une même affaire et avec un accès autorisé, un ou plusieurs avocats accèdent à une base de documents hébergés en Saas (Software as a Service). Le travail des collaborateurs sur le dossier peut également être suivi », conclut-il.

Fiabilité auprès des magistrats

De son côté, Jarvis Legal a également décidé de servir les intérêts des cabinets d’avocats en leur proposant un logiciel de gestion. La société a fait elle aussi le choix de la technologie du « cloud ». Une base de données accueillera le partage de conclusions d’un avocat pour un dossier avec son ou ses clients. Grâce à la blockchain, le document sera chiffré. Il devient infalsifiable. Martin Bussy, cofondateur de l’entreprise, souligne un point fondamental : « Cette technologie entoure le document de fiabilité auprès des magistrats ». Outre ces services de partage avec les juridictions et les parties adverses, Jarvis Legal s’attache à organiser le travail des avocats au sein du cabinet : « Chaque équipe va indiquer le temps qu’elle a consacré à une tâche en particulier ou un dossier. Cet outil facilite d’ailleurs la facturation du temps de travail ». Le suivi des contrats, la planification des échéances, le rappel des dates d’audiences et de plaidoiries seront aussi automatisés.
Pour Martin Bussy, une chose est sûre : « L’intégration d’outils technologiques au sein d’un cabinet devient de plus en plus fréquente. » Reste à savoir si les avocats les plus sceptiques se laisseront convaincre par les résultats constatés dans les cabinets déjà digitalisés.

Marine Calvo

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