Prêt pour le flex office ?

Des salariés sans bureau attitré qui s’installent à la place de leur choix, une multitude de salles de réunion, des ateliers dédiés à la créativité ou à la convivialité… La mode du flex office fait fureur. Mais est-elle adaptée à tous ?

Des salariés sans bureau attitré qui s’installent à la place de leur choix, une multitude de salles de réunion, des ateliers dédiés à la créativité ou à la convivialité… La mode du flex office fait fureur. Mais est-elle adaptée à tous ?

Avec l’émergence du travail à distance, certaines entreprises font le constat que leurs locaux sont pour partie inexploités et qu’il serait de meilleure gestion de revoir leur usage. Notamment en misant sur le flex office. Il peut servir de vecteur pour une transformation managériale d'ampleur. Mais toutes les entreprises ne sont pas toutes mûres pour le changement qu’il représente.

La fin des privilèges

L’abandon des bureaux individuels conduit des équipes distinctes à travailler côte à côte et apparaît comme un moyen efficace pour casser les silos. « L’objectif est de créer une dynamique et de développer une culture de l’initiative au sein de l’entreprise, explique Mickael Jacquemin, DRH de CBRE. Le conseil en immobilier d’entreprise a déménagé au printemps 2018 dans des locaux qui se veulent aussi une vitrine pour ses clients. Nous avons donc choisi des espaces collaboratifs dans lesquels les différents métiers peuvent se mélanger. » La suppression des espaces personnels concrétise également la fin d’une hiérarchie trop rigide, symbolisée par des étages réservés à la direction. Le modèle ne convient pas à tous. « Au sein de nombreux cabinets de conseil, l’évolution professionnelle est marquée par le bureau, explique Cécile Tourneboeuf, responsable de la practice conseil chez CD&B, spécialisé dans l’aménagement des espaces de travail. Supprimer radicalement les bureaux individuels des managers, c’est briser les règles du jeu. » Et aller trop vite.

Travail à distance et no paper

La pertinence de la démarche dépend en effet de la maturité de l’entreprise et de la modernité de ses usages. « Vouloir instaurer le flex office pour une organisation qui n’est pas encore entrée dans une logique de dématérialisation, ou encore au sein de laquelle le télétravail est peu présent, c’est compliqué », prévient Cécile Tourneboeuf. Chez Icade par exemple, qui a réorganisé son siège cette année sur le mode flexible, un collaborateur sur trois travaille à distance et 100 % des salariés sont équipés d’un ordinateur portable et d’un smartphone. De même chez CBRE où le passage au « no paper » était un impératif avant de lancer le projet. « Moi-même, je ne signe plus aucun contrat de travail avec un stylo ! » explique son DRH.

Pas à pas

Face à l’ampleur de l’impact sur le quotidien des salariés, impossible de se lancer sans préparation. La phase d’audit – sondages, observations sur site et questionnaires sur la façon dont les locaux sont utilisés –  peut être longue, environ trois mois. Mais elle reste indispensable pour permettre de saisir « l’implicite » d’une organisation, comprendre ses rouages et ne pas faire d’erreurs dans l’aménagement des espaces. Rien n’est laissé au hasard, à commencer par la date du lancement « Il existe des saisonnalités, en fonction de l’activité de l’entreprise. Il ne faut pas lancer le projet au mois de janvier pour un cabinet d’audit par exemple ! » avertit Cécile Tourneboeuf. Ensuite, et puisqu’il s’agit d’inscrire l’entreprise dans une démarche plus collaborative, la « co-construction » s’impose : la mise en place d’équipes projet interdisciplinaires est de règle. Puis il convient d’établir un vaste plan de communication et de négocier les mesures d’accompagnement au déménagement avec les organisations syndicales. Car, ainsi que le résume Mickael Jacquemin, « le flex office s’accompagne souvent d’une augmentation des services : conciergerie, restauration, wellness... » Difficile en effet de bousculer les habitudes sans accompagner le mouvement par des efforts marqués pour plus de qualité de vie au travail.

Marie-Hélène Brissot

Vous avez apprécié cet article ? Likez Magazine Décideurs sur Facebook !

F.Moreau (LHH Altedia) : " Pour faire face aux défis de la transformation, il faut embarquer le corps social "

F.Moreau (LHH Altedia) : " Pour faire face aux défis de la transformation, il faut embarquer le corp...

Avec l'évolution du contexte économique et les premiers effets des ordonnances travail qui fêteront bientôt leurs deux ans, le paysage des relations s...

Vous avez dit « plafond de verre ? »

Vous avez dit « plafond de verre ? »

Année après année, les constats sont les mêmes : il y a trop peu de femmes en politique, au sommet des entreprises, ou associées en cabinets d'avocats...

N.Moreau (Foncia) : " Nous avons défini un modèle social en phase avec l’évolution du groupe "

N.Moreau (Foncia) : " Nous avons défini un modèle social en phase avec l’évolution du groupe "

Quand un groupe de 7500 collaborateurs décide de se doter d’institutions représentatives du personnel, le dossier est nécessairement hors norme. Natha...

F.Mazzella (BlaBlaCar) : "Nous voulons répondre à tous les besoins en termes de mobilité"

F.Mazzella (BlaBlaCar) : "Nous voulons répondre à tous les besoins en termes de mobilité"

Vision de l’entrepreneuriat, valeurs, levées de fonds, axes de développement : le fondateur de BlaBlaCar répond aux questions de Décideurs Magazine.

Litiges en droit du travail : plaider ou transiger ?

Litiges en droit du travail : plaider ou transiger ?

Le plafonnement des indemnités prud’homales, mis en place par les ordonnances dites « Macron », a facilité la capacité des acteurs à évaluer les risqu...

J-L.Minard (Framatome) : "Une enquête d’opinion a été menée auprès des salariés au lendemain du plan de licenciement"

J-L.Minard (Framatome) : "Une enquête d’opinion a été menée auprès des salariés au lendemain du plan...

En 2015, le plan de restructuration d’Areva implique la scission du groupe en deux entités : la première deviendra Orano en 2018, et la seconde, Frama...

Michel Sapin : "Protéger le lanceur d'alerte n'était pas une évidence dans notre culture"

Michel Sapin : "Protéger le lanceur d'alerte n'était pas une évidence dans notre culture"

C’est en tant que "retraité", comme il le revendique avec un sourire, que Michel Sapin participait lors des Rencontres économiques d’Aix-en-Provence a...

PayFit, l'ambition d'un champion européen

PayFit, l'ambition d'un champion européen

Le spécialiste de la gestion de paie et des solutions RH fera-t-il partie à moyen terme des licornes françaises ? Peut-être. Il faut dire que la start...

Lire plus d'actualités

Newsletter savoir pour agir

N'avancez plus à l'aveugle

Ne plus afficher ce message