Achats indirects?: des leviers d’économies sous-exploités

Par Maxime Jacquier, directeur du conseil. Leyton

Par Maxime Jacquier, directeur du conseil. Leyton

Longtemps délaissés par les directions, les achats indirects sont aujourd’hui de plus en plus regardés par les entreprises. Et pour cause, ils constituent aujourd’hui un formidable gisement d’économies ! Mode d’emploi des solutions à mettre en place pour un budget optimisé.

Les achats constituent un des premiers postes de coûts dans les entreprises, dépassant bien souvent les coûts salariaux et les impôts et taxes. Dès lors, les entreprises se sont historiquement structurées autour des achats stratégiques, c’est-à-dire tous les achats liés au cœur de métier de l’entreprise (matières premières, consommables, composants, sous-traitance, négoce, etc.). Mais, pour les achats indirects, beaucoup de choses restent à faire pour optimiser et piloter au mieux ce poste de dépenses. Les enjeux sont multiples et dépendent du secteur d’activité, de la culture et de la taille de l’entreprise.

Que regroupe le terme d’achats indirects ?
Il existe deux grands types d’achats au sein d’une entreprise : les achats de production (appelés achats stratégiques) et les achats indirects qui rassemblent tous les achats qui n’entrent pas dans le cœur de métier de l’entreprise. On parle aussi très souvent d’achats hors production ou d’achats non stratégiques qui sont en réalité des synonymes. Ils sont généralement segmentés en grandes familles de produits et de services, elles-mêmes regroupées en neuf catégories principales : IT & Télécoms, Facilities Management, Marketing & communications, Ressources humaines, Utilities, Transport/logistique, Déplacements, Fournitures et Prestations intellectuelles.

Comment se positionnent les achats indirects au sein d’une entreprise ?
Pendant longtemps, les achats indirects ont été mis de côté par les directions achats qui préféraient concentrer leurs ressources internes sur les achats de production considérés comme des sujets à plus forte valeur ajoutée. Les entreprises ont depuis réalisé d’importants efforts sur ces catégories, les niveaux d’économies résiduels restant par conséquent faibles.
Au cours de ces dix dernières années, de plus en plus d’entreprises ont compris l’aspect stratégique des achats indirects. Elles ont créé des services spécifiquement dédiés et/ou ont fait appel à des cabinets de conseil pour les accompagner dans cette démarche. Avec le temps, les services achats ont gagné en maturité et en légitimité. Leur influence dans la prise de décision s’est considérablement accrue vis-à-vis des autres services de l’entreprise. La maîtrise des budgets et le contrôle des process achats sont des conditions sine qua non pour améliorer la performance de l’entreprise.
Actuellement, le taux de marge des entreprises en France est au plus bas depuis trente ans*. Dans ce contexte de crise économique, les entreprises cherchent de nouveaux leviers pour réaliser des économies. Les achats indirects constituent un gisement idéal. En effet, ils représentent entre 15?% et 50?% des achats totaux des entreprises et offrent un potentiel d’économies substantiel encore sous-exploité.

Quels sont les enjeux d’optimisation sur les achats indirects ?
Ce chiffre varie fortement d’un secteur d’activité à un autre avec par exemple, les sociétés de services qui consomment généralement plus d’achats indirects. L’optimisation des achats indirects constitue à la fois une source de trésorerie, une meilleure maîtrise de la marge, un abaissement du point mort tout en conservant (voire en améliorant) la qualité des produits.
Plusieurs spécificités découlent de la faible attention portée sur les achats indirects : pas assez de ressource dédiée et d’expertise en interne avec des fournisseurs historiques bien implantés et une approche parfois paternaliste.
Les achats indirects sont peu techniques par rapport aux achats de production et la formulation du besoin est très généralement exprimée de manière fonctionnelle. Par conséquent, les cahiers des charges rédigés par les acheteurs ne peuvent retranscrire fidèlement l’exhaustivité des besoins. Ce phénomène laisse une marge de manœuvre aux fournisseurs et ouvre la porte à leur créativité.
Le potentiel d’économies est très variable d’une famille à une autre : entre 3?% et 50?% d’économies. Il est non seulement lié à l’expertise mais également au type des familles, aux volumes de dépenses, à la maturité en interne, aux solutions alternatives, et à la volonté des directions d’insuffler une conduite du changement auprès de tous les services. Ce dernier point est d’autant plus pertinent que les économies ne découlent pas uniquement des négociations du couple prix/volumes mais également de leviers organisationnels ou techniques.
L’approche d’une famille d’achats dépend plus particulièrement de deux facteurs : l’impact direct sur la performance de l’entreprise et la complexité du marché fournisseurs. Plus ceux-ci sont faibles, plus les leviers d’optimisation vont se concentrer sur la recherche d’un prix optimum corrélé aux volumes de dépenses. A contrario, un budget plus complexe et stratégique va nécessiter une adaptation des spécificités aux besoins réels de la société et une recherche d’économies dans la durée.

Pourquoi choisir un cabinet de conseil pour optimiser les achats indirects ?
Les achats indirects ont cette particularité d’être le plus souvent communs d’une entreprise à une autre. La force d’un cabinet de conseil comme le nôtre réside donc dans l’expérience qu’ils ont pu acquérir auprès des différents acteurs (clients mais aussi prestataires) et dans le suivi du marché. Cette connaissance terrain permet aux cabinets de conseil de maîtriser les bonnes pratiques et l’ensemble des solutions existantes.
Un cabinet de conseil apporte non seulement son expertise mais également son approche et sa méthodologie pour répondre à des enjeux complexes et réaliser des analyses fines des périmètres achats. Il accompagne les entreprises dans la définition des priorités en fonction des besoins internes avec une forte valeur ajoutée dans l’aide à la décision. De par cette présence au cœur des achats, il possède une force de négociation plus significative que les services internes d’une entreprise.
Dans une approche conseil, l’intérêt est double : une prise de risque faible avec un mode de rémunération aux success-fees et des gains financiers significatifs. De plus, le cabinet de conseil prend la main sur l’ensemble des étapes liées au traitement des familles, et permet ainsi aux équipes achats de se concentrer sur les sujets plus stratégiques.
En parallèle, les entreprises peuvent bénéficier de l’expertise des cabinets de conseil pour développer les compétences de leurs collaborateurs. 

* Taux de marge des entreprises non financières, source INSEE, Note de conjoncture du 4e trimestre 2012

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