Les maîtres-mots de la nouvelle génération de solutions pour les avocats

Aujourd’hui, mettre en place une solution ouverte, simple et performante est un enjeu majeur pour les cabinets. Les technologies disponibles facilitent le travail collaboratif et rendent plus productifs les collaborateurs. L’objectif : passer plus de temps avec les clients pour augmenter la valeur ajoutée.

Décideurs. Les cabinets d’avocats sont en pleine mutation technologique et organisationnelle. Quels conseils donner aux avocats qui souhaitent avoir une réflexion sur l’intégration d’un ERP ou sur l’évolution de leur solution actuelle ?

Frédéric Bastok. Aujourd’hui, les avocats utilisent différents outils informatiques pour réaliser leur travail : e-mail, messagerie instantanée, partage de documents, CRM, etc. Il est indispensable de les faire communiquer entre eux pour avoir un processus de travail collaboratif et fluide dans le cabinet. Pour cela, l’ERP qu’ils utilisent pour gérer leur cabinet et mener à bien leurs missions doit être ouvert à d’autres solutions. Il est donc important de choisir une solution qui dispose de connecteurs (API) pour envoyer ou recevoir de l’information depuis d’autres outils.

Le travail collaboratif et en mobilité est aussi un chantier important pour les cabinets d’avocats. La nécessité d’être de plus en plus productif demande un workflow fluide entre les différents maillons de la chaîne, ce qui passe par un ERP disposant de fonctionnalités collaboratives poussées. Toutes les fonctionnalités doivent être accessibles en mobilité, notamment lorsque l’avocat est en audience.

Utiliser un ERP qui ne dispose pas de ces éléments ralentira fortement le cabinet et diminuera sa compétitivité, surtout vis-à-vis des autres cabinets équipés.

Comment a évolué la gamme Poly de LexisNexis ces dernières années ?

La gamme Poly a été entièrement réécrite avec comme objectif d’être accessible depuis n’importe quel dispositif, de libérer les clients des contraintes de la maintenance du logiciel et d’être plus ouverte.

Les avocats souhaitent pouvoir accéder à leurs outils depuis n’importe quel poste, y compris une tablette ou un smartphone. Nous avons donc conçu une nouvelle solution disposant d’une interface web claire et intuitive pour en simplifier l’accès et accroître la productivité des avocats.

Pour accompagner le marché, nous avons aussi développé dès 2015 une version SaaS sur la gamme Poly, Lexis PolyOffice et Lexis PolyActe. Cela permet à nos clients de se concentrer sur leur métier sans avoir à se préoccuper de la gestion d’un serveur, des sauvegardes associées, de la sécurité et des mises à jour. LexisNexis s’occupe de ces questions dans des datacenters sécurisés, en France. Cette proposition séduit de plus en plus de cabinets.

Par ailleurs, les cabinets d’avocat veulent maintenant des solutions ouvertes qui puissent s’interfacer avec d’autres outils comme un CRM. Nous avons donc conçu des interfaces (API) permettant de connecter Lexis PolyOffice à d’autres solutions en toute sécurité.

Enfin, nous avons aussi mis en place le partenariat avec Legalstart.fr pour mettre au point un prototype de rédaction d’acte collaborative, présenté à la CNA en octobre dernier.

Quels sont les points forts de vos solutions, notamment Lexis PolyOffice ?

Lexis PolyOffice est la seule solution du marché disposant de plus de 8 500 actes en standard dans la plupart des domaines du droit, qui laisse également la possibilité aux clients d’intégrer leurs propres modèles.

Autre caractéristique unique, la notion de dossier permanent qui permet, en renseignant les éléments du dossier au fur et à mesure, de générer automatiquement les documents nécessaires. Par exemple, en renseignant les mouvements d’actions dans une SAS, Lexis PolyOffice peut générer automatiquement les déclarations fiscales ainsi que les PV d’assemblée générale correspondants. Cela fait gagner un temps considérable aux avocats.